Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 14 juin 2026

Candidex (« Candidex », « nous ») exploite un service de génération et de qualification de candidatures pour les entreprises du Québec. Cette politique explique quels renseignements personnels nous recueillons, pourquoi, où ils sont conservés, à qui ils sont communiqués et quels sont vos droits, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, telle que modifiée par la Loi 25.

1. Renseignements que nous recueillons

• Candidats : prénom, nom, téléphone, courriel, poste recherché, disponibilités, années d'expérience, langues parlées et accès à un véhicule.
• Entreprises (demande de service) : prénom, nom, nom de l'entreprise, téléphone, courriel, postes à combler et détails fournis dans le formulaire.
• Comptes du portail client : nom, courriel, nom de l'entreprise, mot de passe (chiffré), ainsi que les notes, statuts et disponibilités que vous y inscrivez.
• Renseignements techniques : pour faire fonctionner le portail sécurisé, un jeton d'authentification et certaines préférences d'affichage sont conservés dans votre navigateur. Nous n'utilisons aucun témoin (cookie) de suivi publicitaire : voir notre politique de témoins.

Nous ne recueillons que les renseignements que vous fournissez volontairement. Les champs nécessaires au traitement de votre demande sont indiqués dans le formulaire; les autres sont facultatifs.

2. Pourquoi nous les recueillons

• Qualifier les candidatures et les jumeler aux postes des entreprises clientes;
• Communiquer avec vous au sujet de votre demande, candidature ou compte;
• Planifier des entrevues entre candidats et employeurs;
• Assurer la sécurité, le bon fonctionnement et l'amélioration du service.

3. Consentement

En soumettant un formulaire ou en créant un compte, vous consentez à la collecte et à l'utilisation de vos renseignements aux fins décrites ci-dessus. Ce consentement est donné de façon libre et éclairée, et vous pouvez le retirer en tout temps (voir « Vos droits »). Si vous nous transmettez les renseignements d'une autre personne, vous confirmez avoir obtenu son autorisation. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements auprès d'enfants de moins de 14 ans sans le consentement d'un parent ou tuteur.

4. Qualification des candidatures

Nous utilisons un outil de pointage pour aider à classer les candidatures selon les critères du poste. Ce pointage sert d'aide à la décision : une personne de notre équipe ou de l'entreprise cliente prend toujours la décision finale de vous contacter. Vous pouvez nous écrire pour obtenir des explications sur un résultat ou faire valoir vos observations.

5. Conservation et hébergement

Vos renseignements sont conservés dans notre base de données principale (Supabase), hébergée sur des serveurs situés au Canada (région de Montréal). Certains renseignements peuvent aussi transiter par des fournisseurs tiers que nous utilisons pour recevoir et traiter les demandes, notamment Google (formulaires et feuilles de calcul), Meta/Facebook (publicités et formulaires instantanés), Microsoft 365 (courriel et notifications internes), Resend (envoi de courriels), Zapier (automatisation) et Vercel (hébergement du site web), dont les serveurs peuvent se trouver à l'extérieur du Québec ou du Canada (voir la section 7).

Nous conservons les renseignements uniquement le temps nécessaire aux fins décrites, et au plus 24 mois après notre dernière interaction, après quoi ils sont détruits ou anonymisés, sauf si une obligation légale exige une conservation plus longue.

6. Communication à des tiers

Les profils de candidats sont communiqués uniquement aux entreprises clientes dont les besoins correspondent au poste recherché. Nous faisons aussi appel à des fournisseurs qui traitent des renseignements pour notre compte (hébergement, formulaires, automatisation, courriel), tenus à des engagements de confidentialité. Nous ne vendons ni ne louons vos renseignements personnels à qui que ce soit et ne les utilisons pas à des fins de publicité ciblée.

7. Communication à l'extérieur du Québec

Certains de nos fournisseurs (par exemple Google, Meta, Microsoft, Resend et Zapier) peuvent stocker ou traiter des renseignements à l'extérieur du Québec, notamment aux États-Unis. Avant de leur confier des renseignements, nous évaluons le caractère adéquat de la protection offerte, conformément à la Loi 25. En utilisant notre service, vous comprenez que vos renseignements peuvent être traités à l'extérieur du Québec.

8. Sécurité

Nous prenons des mesures raisonnables pour protéger vos renseignements : cloisonnement des données par entreprise (chaque client ne voit que ses propres données), authentification sécurisée, chiffrement des mots de passe et des jetons sensibles, et hébergement chez des fournisseurs reconnus. Aucun système n'étant parfaitement sûr, nous ne pouvons toutefois garantir une sécurité absolue.

9. Vos droits

Conformément à la Loi 25, vous pouvez en tout temps :

• accéder à vos renseignements personnels et en obtenir une copie;
• faire corriger un renseignement inexact, incomplet ou équivoque;
• retirer votre consentement ou demander la suppression de vos renseignements;
• demander la portabilité de vos renseignements (les recevoir dans un format technologique structuré et couramment utilisé);
• demander la cessation de la diffusion ou le retrait d'un hyperlien, lorsque la loi le permet.

Pour exercer ces droits, écrivez à jeff@candidex.ca. Nous répondons dans un délai maximal de 30 jours. Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec.

10. Communications commerciales

Pour l'instant, nous vous écrivons uniquement au sujet de votre demande, de votre candidature ou de votre compte. Si nous offrons un jour des communications promotionnelles (infolettre, offres), nous obtiendrons d'abord votre consentement et chaque message comportera un moyen simple de vous désabonner, conformément à la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP).

11. Responsable de la protection des renseignements personnels

Le responsable de la protection des renseignements personnels chez Candidex est Jeff Lessard. Pour toute question, demande ou plainte relative à cette politique ou à vos renseignements : jeff@candidex.ca.

12. Incident de confidentialité

Nous tenons un registre des incidents de confidentialité. En cas d'incident présentant un risque de préjudice sérieux, nous aviserons les personnes concernées et la Commission d'accès à l'information du Québec, et prendrons les mesures nécessaires pour en réduire les conséquences, conformément à la loi.

13. Modifications

Nous pouvons mettre à jour cette politique pour refléter l'évolution de nos pratiques ou de la loi. La date de « dernière mise à jour » indique la version en vigueur; tout changement important vous sera signalé lorsque c'est approprié.